Home » CONSTITUȚII ȘI STRUCTURI BISERICEȘTI » Reguli pentru desfasurarea sedintelor

Reguli pentru desfasurarea sedintelor

Fiecare sedinta (obisnuita sau extraordinara) trebuie sa aibe o ordine de zi, sa se desfasoare dupa un anumit tipar de ordine (“Dumnezeul nostru nu este un Dumnezeu al neoranduielii” – 1 Cor. 14:33)

Va sugeram mai jos un asemenea tipar ce contine aproape toate punctele mai importante din desfasurarea unei astfel de sedinte. El poate fi modificat si adaptat situatiei si problemelor locale.

1. Citirea unui text si rugaciunea de deschidere

2. Prezenta

3. Citirea si aprobarea procesului verbal de la sedinta anterioara

4. Discutarea unor probleme ramase nerezolvate la sedinta anterioara

5. Raportul pastorului (daca este cazul)

6. Raportul secretarului (daca este cazul)

7. Raportul casierului (daca este cazul)

8. Rapoarte de la diferite sectoare (societatea femeilor, diaconi, tineret,

administratie, etc.)

9. Discutarea unor probleme curente.

10. Cuvant de incheiere

11. Rugaciune

Pentru asigurarea “randuielii” in desfasurarea intrunirilor este necesar ca toti cei prezenti sa adere de buna voie la niste reguli de desfasurare. Iata o astfel de culegere de reguli, publicata prima date in America in anul 1821 si modificata in anul 1958.

 

DESCHIDEREA SEDINTEI

Sedinta este deschisa cu citirea unui text biblic si cu rugaciune:

1. Moderatorul (pastorul) va deschide sedinta exact la ora anuntata, va cere atentia tuturor si, apreciind ca cei prezenti reprezinta majoritatea necesara tinerii sedintei, va citi un text si va conduce un scurt moment de rugaciune.

(Nota: durata sedintei va trebui stabilita in prealabil si comunicata tuturor celor prezenti).

Cine se califica sa conduca in absenta moderatorului ?

2. Daca la inceperea sedintei se intruneste majoritatea necesara desfasurarii sedintei, dar moderatorul este absent, cel mai in varsta dintre cei prezenti sau un altul desemnat prin vot majoritar va conduce sedinta.

Ce se intampla in caz ca cei prezenti nu reprezinta majoritatea necesara tinerii sedintei?

3. Daca la ora anuntata nu sunt prezenti un numar suficient pentru a constitui majoritatea necesara, doi membrii prezenti sunt suficienti pentru a declara sedinta inchisa si amanata pana la o data care va fi stabilita in viitor.

Cine poate fi moderatorul unei sedinte ?

4. Moderatorul trebuie sa fie unul din membrii adunarii locale.

Ce autoritate are moderatorul ?

5. Moderatorul are investita in el toata puterea delegata de adunarea celor prezenti. El trebuie sa pastreze ordinea, sa deschida si sa inchida lucrarile grupului. Toata activitatea lui trebuie sa se desfasoare insa dupa regulile prestabilite si preaprobate de membrii adunarii.

Moderatorul pastreaza ordinea si conduce lucrarile:

6. Este de datoria moderatorului, in orice moment al sedintelor, sa pastreze un climat de ordine si disciplina si sa vegheze ca lucrarile sa se desfa­soare intr-un ritm suficient de rapid pentru a permite discutarea fructuoasa a tuturor problemelor.

Moderatorul trebuie sa programeze sedintele:

7. Este de datoria moderatorului sa alcatuiasca (impreuna cu ceilalti membrii ai Bordului), sa pastreze si sa publice un plan calendaristic pentru desfasurarea tuturor sedintelor din an (cu exceptia celor extraordinare). Tot in responsabilitatea lui cade si indatorirea de a convoca sedintele la datele prestabilite.

Moderatorul trebuie sa anunte limpede problemele luate in discutie si sa repete clar concluzia finala:

8. Primul si ultimul cuvant in discutarea fiecarei probleme trebuie sa fie ale moderatorului. El trebuie sa anunte clar problema luata in discutie, sa conduca discutia spre un vot si sa anunte inca o data in incheiere ce hotarare a fost luata.

Moderatorul este cel chemat sa dea cuvantul fiecarui vorbitor:

9. Moderatorul va spune de fiecare data cu voce tare numele celui care urmeaza sa vorbeasca, va veghea ca acesta sa nu fie intrerupt pe durata vorbirii si va cere vorbitorului sa i se adreseze numai lui.

Moderatorul poate sa-si spuna parerea personala:

10. La fiecare subiect de discutie, moderatorul are dreptul de a se inscrie la cuvant, ca oricare alta persoana prezenta.

Cand poate si cand nu poate vota moderatorul ?

11. Votul moderatorului este necesar doar atunci cand exista paritate in votul celor prezenti. Chiar si atunci, moderatorul poate refuza sa voteze si poate cere o repetare a votului. Daca si dupa aceasta repetare exista paritate si moderatorul continua sa se abtina de la vot, problema considerata trebuie amanata.

Dreptul la cenzurarea moderatorului:

12. Orice persoana prezenta, care se considera nedreptatita sau tratata fara respect de atitudinea moderatorului poate cere o discutare a activitatii mode­ratorului in plenul Consiliului presbiterilor. Hotararile Consiliului vor fi oblig­atorii.

Termenul de activitate a moderatorului:

13. Moderatorul va fi in functie pana ce un succesor este desemnat sa-i ia locul.

PREZENTA

Secretarul Consiliului va face o lista si o va pune la dispozitia modera­torului.

14. De indata ce s-a pronuntat inceperea sedintei, secretarul trebuie sa alcatuiasca o lista cu numele tuturor celor prezenti si s-o puna pe masa inaintea moderatorului. Daca, pe durata sedintei, mai vin si alte persoane, este de datoria secretarului sa complecteze lista si cu numele lor.

CITIREA SI APROBAREA PROCESULUI VERBAL DE LA    SEDINTA PRECEDENTA

Procesul verbal de la sedinta precedenta.

15. Moderatorul va cere secretarului sa citeasca cu glas tare textul proce­sului verbal de la sedinta precedenta. Cei prezenti pot face corectarile cuvenite. Textul citit si corectat va fi apoi aprobat cu un vot prin ridicare de mana.

DISCUTAREA UNOR PROBLEME RAMASE NEREZOLVATE

Probleme nerezolvate.

16. Inainte de a fi puse in discutie probleme curente, moderatorul va ingriji ca sa fie luate in discutie toate problemele ramase nerezolvate la sedinta precedenta.

RAPOARTE DE LA CEI PREZENTI

Cine trebuie sa dea rapoarte de activitate ?

17. Fara sa fie o obligatie pentru fiecare sedinta, pastorul Bisericii, secre­tarul, casierul sau orice alt responsabil peste un anumit sector de activitate a Bisericii poate fi rugat sa dea un scurt raport de activitate. Este preferabil ca aceste persoane sa fie anuntate in prealabil pentru a se putea pregati in mod corespunzator.

DISCUTAREA UNOR PROBLEME CURENTE

Trecerea la ordinea de zi:

18. Dupa terminarea rapoartelor, moderatorul va trece la problemele aflate pe ordinea de zi (daca aceasta nu a fost stabilita in prealabil, moderatorul va cere celor prezenti sa inscrie probleme pe ordinea de zi).

Ce probleme au prioritate pe ordinea de zi ?

19. Problemele care afecteaza majoritatea membrilor Bisericii au prioritate asupra problemelor care-i afecteaza doar pe putini. Problemele legate de membralitate (primirea de noi membrii, etc.) trebuiesc considerate prioritare.

Procedeul de discutie: motiunea, discutia, votul

20. Pentru a fi luata in discutie, o problema trebuie sa fie initiata prin “motiunea” propusa de unul din cei prezenti. Aceasta “motiune” va trebui apoi secondata de cel putin inca o alta persoana din randul celor prezenti. Daca nu exista o a doua persoana care sa doreasca discutarea unei anumite probleme, moderatorul va amana discutarea acelei probleme pentru o alta data si va trece la discutarea urmatoarei probleme de pe ordinea de zi.

Initierea discutiei:

21. Pentru a fi luata in discutie, dupa ce a fost initiata prin “motiune” si secondata de o a doua persoana, orice problema trebuie anuntata iarasi clar de catre moderator si notata in scris de secretar.

Cine are primul cuvantul ?

22. Dupa ce problema a fost enuntata clar de moderator, persoana care a propus-o spre discutie are dreptul sa ia primul cuvantul. El trebuie sa se adreseze intotdeauna moderatorului.

De cate ori are cineva voie sa ia cuvantul ?

23. Fiecare persoana prezenta are dreptul sa se inscrie la cuvant, dar moderatorul va trebui sa randuiasca vorbitorii in asa fel incat niciunul sa nu vorbeasca de doua ori, inainte ca toti cei care s-au inscris la cuvant sa vorbeasca o data. Este bine ca cei prezenti sa se gandeasca bine inainte de a vorbi si sa nu ia mai mult de doua ori cuvantul in discutarea unei probleme.

Impartirea unei motiuni:

24. Daca in timpul discutiilor se constata ca “motiunea” cuprinde de fapt doua probleme, motiunea initiala trebuie modificata corespunzator si fiecare problema trebuie discutata separat.

Durata unei discutii:

25. Moderatorul va acorda un timp suficient pentru discutarea fiecarei “motiuni.” Nici o alta motiune nu va putea fi luata in discutie, cu exceptia uneia prin care se propune modificarea “motiunii” initiale, ori amanarea sau incheierea discutiilor. Discutarea unei “motiuni” poate fi amanata pentru mai tarziu in cadrul aceleiasi sedinte sau pentru o alta sedinta ulterioara.

Razgandirea:

26. Daca in timpul discutiilor problema dezbatuta devine neclara sau nenecesara, initiatorul “motiunii” (si numai el) are dreptul sa-si retraga motiunea initiala sau sa o intregeasca cu un “amendament” clarificator.

Finalizarea unei discutii:

27. Moderatorul nu trebuie sa ingaduie discutarea concomitenta a doua “motiuni.” Fiecare problema initiata prin motiune si secondata, trebuie fina­lizata dupa discutii cu un vot.

Desfasurarea unei discutii:

28. Nu sunt permise dialoguri intre cei prezenti. Fiecare vorbitor va trebui sa se adreseze direct numai moderatorului. In luarile de cuvant, fiecare vorbitor va trebui sa fie politicos, respectuos si sa caute sa-si pastreze cat mai mult calmul.

Daca doi sau mai multi vor sa vorbeasca:

29. Daca doi sau mai multi vorbitori vor sa ia cuvantul in acelasi timp, moderatorul va da, ca regula, prioritate celui care se afla mai departe de moderator.

Daca exista pareri diferite:

30. In caz ca se observa o divizare in pareri a celor prezenti, moderatorul va avea grija ca sa dea cuvantul alternativ la exponentii pozitiilor diferite.

Daca vorbitorul exagereaza:

31. Nici un vorbitor nu va fi intrerupt, cu exceptia cazurilor cand acesta devine “nerezonabil” sau cand sunt necesare clarificari sau corectari din partea moderatorului.

 

Cine are dreptul sa vorbeasca ultimul ?

32. Persoana care a initiat “motiunea” sau care a dat un anumit raport are dreptul sa incheie discutia respectiva.

Cand se voteaza ?

33. Dupa ce s-a incheiat discutarea unei “motiuni”, moderatorul trebuie sa initieze un vot. Din momentul acesta nu se mai accepta nici un fel de discutii, cu exceptia corectarii unor greseli evidente, dupa care trebuie trecut imediat la vot.

Cum se voteaza ?

34. In functie de delicatetea sau de gravitatea unor probleme, cei prezenti pot hotari sa voteze fie prin vot secret, fie prin ridicare de mana, fie prin pronuntare vocala (“Da” sau “Nu”).

Cine numara voturile ?

35. Numararea voturilor este de datoria moderatorului. El poate delega insa aceasta responsabilitate secretarului sau altora dintre cei prezenti.

Cine se poate abtine de la vot ?

36. Persoanele prezente trebuie sa-si dea toata silinta sa voteze. In caz contrar, probleme importante vor fi decise doar de o minoritate. “Abtinerile” de la vot vor fi socotite in final ca fiind de partea majoritatii.

Cine trebuie sa se abtina de la vot ?

37. Nimeni nu are dreptul sa voteze in probleme care-i afecteaza inter­esele personale.

Este necesara o majoritate ?

38. In voturile elective, pentru a fi validat, un candidat trebuie sa intru­neasca cel putin o majoritate simpla a celor prezenti (50% plus unu).

Repetarea votarii:

39. Daca exista greseli evidente sau daca cei ce numara voturile nu se pot pune de acord, moderatorul trebuie sa decida repetarea votarii.

ATMOSFERA DE LUCRU

Disciplina si disciplinare:

40. Adunarea celor prezenti are dreptul si obligatia de a chema la ordine pe cei ce tulbura atmosfera crestina a partasiei din sedintele de lucru.

Specificul crestin:

41. Fiecare “venire impreuna” a celor credinciosi trebuie considerata drept un “serviciu divin” desfasurat in prezenta si sub calauzirea Domnului. Nici de la amvon, dar nici din banca nu trebuiesc tolerate expresii sau atitudini in care se manifesta “lastarii de amaraciune ai firii pamantesti.”

Concentrare asupra unui subiect:

42. Daca cineva se abate de la subiect, vorbeste prea mult sau se exprima injurios, este privilegiul oricarui membru si datoria moderatorului sa-l “cheme la ordine.”

Comunicare prin intermediul moderatorului:

43. Pentru evitarea jignirilor personale, sunt interzise dialogurile personale, intreruperile si interpelarile. Fiecare vorbitor va trebui sa invete sa i se adreseze doar moderatorului.

Parasirea sedintei:

44. Nici o persoana nu are voie sa paraseasa sedinta, decat cu permisiunea moderatorului.

Discutiile libere:

45. In afara timpului afectat discutarii problemelor de pe ordinea de zi, persoanele prezente pot hotari, de comun acord, sa petreaca un anumit timp in discutii libere. Acestea pot avea loc pe o tema data sau fara un subiect precizat cu exactitate. Si in aceste discutii insa, cei prezenti trebuie sa pastreze o atitudine de respect si pretuire reciproca. La urma urmei, fiecare este indreptatit sa-si faca publice si sa-si pastreze parerile lui personale.

 

CUM SE INTOCMESTE UN PROCES VERBAL

1. Inregistreaza scopul sedintei, data si numele tuturor celor prezenti.

2. Noteaza daca intrunirea a inceput si s-a terminat cu rugaciune.

3. Noteaza citirea, corectarea si aprobarea procesului verbal dela sedinta precedenta.

4. Noteaza pe scurt, doar ceea ce este vital pentru intelegerea problemelor discutate.

5. Detaliile nesemnificative, planurile sau masurile care nu au fost adoptate, sugestiile neacceptate, motiunile nesecondate de nimeni nu trebuiesc notate, fara o instructiune speciala din partea moderatorului.

6. Cand se face referire la o problema discutata anterior, pe cat posibil este bine sa se precizeze locul unde a fost consemnata (data procesului verbal, pagina, etc.).

7. Evita stersaturile, adaugirile si trimiterile la subsolul sau marginea paginii.

8. Nu copia in procesul verbal materiale scrise citet sau batute la masina. Scrie doar: “Vezi anexa …” si adauga-le procesului verbal.

9. Noteaza numele corect si complet cand este vorba de o persoana luata in discutie.

10. Noteaza numele corect si complet al Institutiilor despre care se discuta.

11. Fii scurt, dar clar si suficient de detaliat pentru a pastra esentialul unei discutii.

12. Pastreaza toate procesele verbale intr-un loc special si sigur. Fii ordonat si … “la zi.”

13. Fii gata oricand sa predai arhiva Bisericii celor ce au datoria sa o cerceteze sau celui ales ca sa-ti ia locul.


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: